conditions générales

PRÉAMBULE : 
L’organisateur, Expomedia SARL, en tant que membre de l’UNIMEV, applique le règlement général des manifestations commerciales au salon ALINA. Les conditions particulières suivantes complètent et précisent le règlement général des manifestations commerciales. Le règlement général est disponible auprès de l’UNIMEV, au 01 53 90 20 10.

1. RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX :
Le salon Alina aura lieu au Parc des Expositions de Bordeaux Lac, du mardi 24 au jeudi 26 septembre 2019.

2. HEURES D’OUVERTURE DU SALON AUX VISITEURS :
Les horaires seront précisés dans le guide de l’exposant.

3. ADMISSION :
Sont autorisées à s’inscrire comme exposants toutes les sociétés, entreprises, associations qui vendent, créent, fabriquent, distribuent ou
importent des produits et services liés directement ou indirectement aux activités de l’agroalimentaire. Les inscriptions seront reçues sous réserve d’examen. Les organisateurs statuent sur les admissions sans être obligés de donner le motif de leurs décisions. Les décisions de refus ne sont pas susceptibles de recours. A cet égard, il est précisé que la participation à des manifestations antérieures ne créé aucun droit en faveur de l’exposant. Le refus de l’admission ne pourra donner lieu au paiement d’aucune indemnité autre que le remboursement des sommes versées à Expomedia SARL au titre du salon. 

4. ATTRIBUTION DE STANDS :
Les emplacements seront attribués selon la date de réception de la demande de participation et suivant la disponibilité des surfaces restantes.
Seules les inscriptions accompagnées du contrat de réservation d’espace seront prises en considération. La répartition des emplacements sera établie par la direction d’Expomedia SARL en tenant compte dans la mesure du possible des desiderata des exposants. Des modifications de surface ou d’emplacement pourront être apportées ultérieurement par la direction d’Expomedia SARL. Sans
versement du solde de la facture avant le 11 juin 2019, la société Expomedia se réserve le droit de céder l’emplacement à des demandeurs inscrits sur liste d’attente. Pour l’implantation, les emplacements ne peuvent être attribués et ne seront définitivement acquis qu’après encaissement du chèque d’acompte.
Il est formellement interdit aux exposants de céder ou de sous-louer, contre rémunération ou gratuitement, tout ou partie de l’emplacement attribué sans autorisation expresse de l’organisateur. Sectorisation du salon : le placement des exposants dans les diverses catégories du salon se fera en fonction de l’arrivée des contrats, des places disponibles et de l’activité principale de l’exposant. La non attribution d’un stand dans une catégorie souhaitée ne représente en aucun cas une raison valable de désistement pour l’exposant. Cette sectorisation est indicative et ne représente en aucun cas une obligation pour l’organisateur. L’organisateur reste le seul à décider de la
sectorisation des exposants, des catégories d’exposants et du tarif applicable aux exposants. La transmission à l’organisateur de ce document signé représente une réservation ferme et définitive et en aucun cas une demande d’information ou de devis.

5. FRAIS DE PARTICIPATION :
Les frais de participation des stands équipés comportent un espace correspondant à la surface réservée, équipé de : cloisons, moquette,
enseigne, éclairage 2 à 3 spots, 1 prise monophasée 220 volts 1 à 2 kw par stand, la surveillance du salon de nuit par un service de gardiennage, la mise à disposition des exposants de documents promotionnels (invitations, catalogue) et les autres prestations générales suivantes : publicité, mailing, relations presse, badges, surveillance du salon. Des stands semi-équipés et des stands nus sont également disponibles avec des prestations différentes. 
L’exposant s’engage à respecter la règle de cloisonnement des stands stipulées en page2 du contrat.

6. PAIEMENT :
Les entreprises doivent envoyer leur contrat de participation accompagné d’un acompte à Expomedia SARL. L’acompte représente 50 % du montant total TTC de la participation. L’acompte doit accompagner le contrat de participation à ALINA. Dès réception du contrat de participation Expomedia adressera une facture globale dont le solde sera à régler au plus tard le 11 juin 2019. La société Expomedia assume intégralement la mise en place du salon, des stands d’exposition, les opérations d’installation matérielle des stands, l’intervention des sous-traitants et la promotion de l’événement. Ces obligations assumées par Expomedia contraignent l’organisateur à engager
l’intégralité des recettes de location et de sous-traitance dès la réception des demandes d’admission, ces frais étant directement proportionnels au nombre d’exposants inscrits. Par conséquent toute demande d’inscription oblige l’exposant à régler la totalité du coût de sa participation, quand bien même l’exposant serait amené à se désister de cette demande, même en cas de force majeure. Il en résulte qu’en cas de désistement, l’intégralité des sommes déjà perçues par l’organisateur lui restera acquise ; les sommes restant dues
par l’exposant deviendront immédiatement exigibles. L’exposant ne pourra en aucun cas réclamer la réduction du prix de sa participation, en raison de son désistement et ceci quelle que soit la date à laquelle ce désistement aura été notifié à l’organisateur. Les frais éventuels de recouvrement de créances seront à la charge de l’exposant. Par ailleurs l’organisateur pourra disposer librement de tout emplacement que l’exposant n’aura pas occupé avant l’ouverture du salon. L’exposant ne pourra prétendre, dans ce cas, au remboursement, même
partiel, du prix de sa participation. Le prix appliqué est le prix fixé dans le contrat de réservation. Le prix de la participation sera impérativement réglé aux échéances suivantes : 50 % à la signature du contrat de réservation, 50 % au plus tard le 11 juin 2019. Le non-règlement aux échéances fixées ci- dessus entraînera l’annulation du droit d’exposer sur l’emplacement attribué.

Les chèques étrangers, les lettres de change ne sont pas acceptés comme moyens de règlement. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire et sont fixées à 3 fois le taux d’intérêt légal, égal au taux d’intérêt de la BCE majorée de 10 points (Loi LME 2008-776 du 04/08/2008, articles L441-6, L442-6, L443-1 code du commerce). Le débiteur en situation de retard de paiement sera redevable, de plein droit, d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. Pour tout paiement effectué par l’exposant auprès de l’organisateur lors du montage, seuls les règlements en espèces ou en CB seront acceptés. Par ailleurs, il est expressément convenu que les matériels, installations et marchandises se trouvant sur le stand ou l’emplacement attribué à l’exposant sont spécialement affectés en gage au profit de l’organisateur et en garantie de sa créance. Dans l’hypothèse d’un défaut de paiement des sommes dues, en application du présent contrat, l’organisateur pourra se prévaloir de ce gage pour conserver ces biens jusqu’à complet paiement, dans le cadre d’un droit de rétention conventionnel annexé au contrat de gage. Dans ce cas, l’organisateur après mise en demeure rappelant la présente clause, pourra faire inventorier, par acte d’Huissier de Justice, les biens ainsi retenus et s’opposer à leur déplacement. Dans le cas où un exposant laisse de la marchandise sur son stand en dehors des horaires de démontage, l’organisateur peut disposer de cette marchandise pour la déplacer et ce aux frais de l’exposant.

7. MONTAGE DEMONTAGE :
Les dates de mise à disposition des emplacements de stands pour les exposants seront communiquées dans l’espace exposant.

8. VISITEURS ET EXPOSANTS :
Nul ne peut être admis dans l’enceinte du salon sans présenter un titre émis par l’organisateur. L’organisateur se réserve le droit de refuser l’entrée du salon à qui que ce soit sans en donner la raison ou de faire expulser toute personne dont le comportement nuirait à l’intérêt et au bon déroulement de la manifestation.

9. SÉCURITÉ :
Les exposants doivent vérifier que leur installation correspond bien aux exigences suivantes : 1. comportement au feu des matériaux : décorations selon norme M1, aménagements intérieurs (sièges, tables autres que ceux loués à l’organisation) selon norme M3. 2. matières dangereuses et inflammables interdites à moins de 8 m des lieux accessibles au public et des tiers. 3. appareils de chauffage indépendants interdits 4. un extincteur obligatoire par emplacement ou stand. 5. appareils de cuisson type fours, planchas, réchauds à gaz ou à alcool, plaques chauffantes, barbecues sont interdits, sauf accord express de l’organisateur. L’exposant est responsable des matériels qui restent en fonctionnement durant la nuit, et doit en faire la demande préalable à l’organisateur, qui sera, le cas échéant, amené à mettre en place des mesures de sécurité adéquates.

10. DÉGRADATIONS :
Les exposants sont responsables, pour eux-mêmes et pour les entreprises travaillant pour leur compte, de tous les dégâts et dommages occasionnés aux terrains et aux installations d’accueil, lors du transport, de l’installation, du fonctionnement ou de l’enlèvement de leur matériel. Il est formellement interdit de manipuler les équipements, percer les murs ou les sols, percer ou clouer ou agrafer les cloisons, construire de la maçonnerie ou procéder à toute autre construction, même légère, sans accord exprès de l’organisateur du salon.

11. ASSURANCE :
L’exposant est tenu de souscrire une assurance responsabilité civile ainsi qu’une assurance contre l’incendie, le vol et la dégradation des matériels exposés. L’exposant et son assureur renonceront à tout recours contre les organisateurs de ALINA. Le salon ALINA et Expomedia SARL seront réputés dégagés de toute responsabilité à cet égard, vis-à-vis des exposants, leurs personnels, invités ou visiteurs.

12. FORCE MAJEURE :

L’organisateur s’engage à faire tout son possible pour que le salon ait lieu à l’endroit, aux dates et aux heures prévues par le présent règlement. En cas de force majeure ou de nécessité impérieuse, notamment une épidémie liée au coronavirus, au SRAS ou tout syndrome grippal, l’organisateur se réserve le droit :

- De modifier le lieu, les dates et heures d’ouverture du salon. Dans ce cas, l’organisateur informera les exposants des modifications qui auront dû être effectuées dès qu’il en aura lui-même connaissance.

- D’annuler le salon. Une telle annulation pourra notamment intervenir en cas d’interdiction de la manifestation par les pouvoirs publics, notamment une épidémie liée au coronavirus, au SRAS ou tout syndrome grippal, de sinistre sur l’espace, d’occupation de l’espace rendant impossible la mise en place du salon ou de toute autre cause d’indisponibilité de l’espace d’exposition. En cas d’annulation pure et simple de la manifestation, les contrats passés avec les exposants gardent leur entière validité et le paiement de la location des stands et de toute autre prestation est due dans sa totalité, y compris les acomptes éventuellement perçus.

13. APPLICATION DU RÉGLEMENT :
En signant leur contrat de réservation, les exposants s’engagent à accepter les prescriptions du présent règlement ainsi que toute disposition nouvelle que l’organisateur pourrait être amené à prendre dans l’intérêt de la manifestation. Toute infraction aux dispositions du règlement peut entraîner l’exclusion de l’exposant contrevenant et ce, à la seule volonté de l’organisateur, même sans mise en demeure. L’organisateur se réserve le droit de réclamer une indemnité à titre de réparation des dommages subis par la société Expomedia SARL et de prendre en gage les équipements du stand et les articles d’exposition appartenant à l’exposant contrevenant. En cas de contestation, les tribunaux du siège de l’organisateur sont seuls compétents.

14. INTERDICTION DE CESSION TOTALE OU PARTIELLE :
Le stand, l’emplacement attribué doit être occupé par son titulaire, la cession de tout ou partie de stand, emplacement sous une forme quelconque est formellement interdit sous peine de fermeture immédiate du stand et de résiliation anticipée de plein droit du Contrat par Expomedia.

15. PROSPECTUS, HAUT-PARLEURS, RACOLAGE :
La distribution de prospectus ne peut être faite qu’à l’intérieur des stands, des emplacements attribués à chaque exposant. Le racolage et la publicité par haut-parleur, de quelque façon qu’ils soient pratiqués, sont rigoureusement prohibés. Les annonces sonores de la Manifestation sont réservées aux informations de service intéressant les exposants et les visiteurs. Les annonces publicitaires ou à caractère personnel ne sont pas admises. Préalablement à l’ouverture de la Manifestation, les exposants désirant diffuser sur leurs stands ou emplacements des oeuvres musicales par quelque moyen que ce soit (bandes magnétiques, disques, radio, vidéogrammes, films,
musiciens, chanteurs, etc.) devront obtenir auprès de la SACEM et de la SPRE compétentes, l’autorisation écrite légale que Expomedia sera en droit de leur réclamer.

16. ENSEIGNES, AFFICHES : Il est interdit de placer des enseignes ou panneaux publicitaires à l’extérieur des stands en d’autres points que ceux réservés à cet usage et qui sont indiqués sur les dessins envoyés aux exposants sur leur demande. Les placards ou affiches posés à l’intérieur du stand et visibles de l’extérieur devront porter le visa de Expomedia qui pourra les refuser si ces placards ou affiches présentaient des inconvénients pour le bon ordre ou la bonne tenue de la Manifestation ou encore étaient en contradiction avec le
caractère même ou l’objet de la Manifestation. La même consigne s’applique aux panneaux publicitaires mis à la disposition des exposants dans l’enceinte de la Manifestation. En cas d’infraction Expomedia fera enlever aux frais, risques et périls de l’exposant et sans aucune mise en demeure préalable, les panneaux, enseignes ou affiches quelconques apposés au mépris du Contrat. L’exposant s’engage à respecter les dispositions de la loi n° 91- 32 du 10 janvier 1991 relative à la lutte contre le tabagisme et l’alcoolisme.

17. PHOTOGRAPHIES, FILMS, BANDES-SON : Les photographies, films vidéo, bandes-son réalisés par des professionnels dans l’enceinte du lieu recevant la Manifestation pourront être admis, sur autorisation écrite de Expomedia. Une épreuve ou une copie des supports devra être remise à Expomedia dans les quinze jours suivant la fermeture de la Manifestation. Cette autorisation pourra être retirée à tout moment et pour quelque raison que ce soit. L’exposant autorise expressément Expomedia à utiliser toutes prises de vue représentant
son stand (en ce compris toutes représentations de ses marques, logos, produits et animaux, sauf refus express notifié à Expomedia) effectuées au cours de la Manifestation, pour sa propre promotion exclusivement, et ce quel qu’en soit le support (en ce inclus les sites web exploités par Expomedia). L’exposant autorise ainsi Expomedia, qui se réserve le droit à titre de référence commerciale et pour
les besoins de sa propre promotion, à reproduire et diffuser tout ou partie des photographies et/ou vidéos représentant les Prestations de services considérées effectuées par Expomedia pour le compte de l’exposant, le nom commercial et/ou la marque de l’exposant sur tous supports matériels et dématérialisés notamment dans son catalogue groupe, sa brochure institutionnelle, sa documentation commerciale, ses parutions presse et publicitaires, ses sites Internet, ses pages créées sur les réseaux sociaux ou sur des applications smartphones et toutes autres formes/format de publication en France et à l’étranger pendant une durée de 5 (cinq) ans à compter de la date de la
Manifestation. A ce titre, l’exposant déclare et garantit qu’il est le titulaire exclusif des droits attachés aux éléments visés ci-dessus et qu’il dispose donc de tous les droits et autorisations nécessaires à l’autorisation d’exploitation consentie à Expomedia, à défaut de quoi il est invité à en prévenir expressément Expomedia ou à le relever indemne de tous les recours qui pourraient être soulevés à l’occasion de l’exploitation des droits ci-dessus énumérés. L’exposant renonce à toute rémunération de ce chef comme à tout droit d’utilisation afférent aux actions de communication éventuelles des partenaires de la Manifestation. Les éventuels commentaires ou légendes accompagnant la reproduction ou la représentation des prises de vue ne devront pas porter atteinte à son image et/ ou à sa réputation.

18. DONNÉES PERSONNELLES - CONFORMITÉ :
Seules les données strictement nécessaires à la finalité des traitements mis en oeuvre sont collectées par Expomedia. Les traitements mis en oeuvre répondent à des finalités explicites, légitimes et déterminées. A ce titre, les données sont traitées principalement pour les finalités suivantes :
• l’exécution du Contrat par Expomedia,
• la gestion de l’envoi des informations, newsletters, supports de communication et /ou de promotion de Expomedia.
Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiées, Expomedia informe l’exposant sur les traitements de données à caractère personnel qu’il met en oeuvre. Les destinataires des données à caractère personnel sont les services concernés de Expomedia. Expomedia ne conserve les données à caractère personnel que pendant le temps nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées et dans le respect de la réglementation en vigueur. Ainsi, les données relatives aux exposants sont conservées pendant la durée des relations contractuelles, augmentée de 4 ans à des fins d’animation et de prospection,
sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription. Les données relatives aux prospects sont conservées pendant une durée de 4 ans à compter du dernier contact entrant avec Expomedia. Expomedia assure la sécurité des données à caractère personnel en mettant en place une protection des données renforcée par l’utilisation de moyens de sécurisation physiques et logiques. Conformément à la loi Informatique et libertés du 6 janvier 1978 modifiée, l’exposant dispose d’un droit d’accès, d’interrogation, de modification et de rectification aux informations qui le concernent. L’exposant dispose également d’un droit d’opposition au traitement de ses données à caractère personnel pour des motifs légitimes, ainsi que d’un droit d’opposition à ce que ces données soient utilisées à des fins de prospection commerciale. L’exposant dispose enfin du droit de définir des directives générales et particulières définissant la manière dont il entend que soient exercés, après son décès, ces droits. Pour exercer ses droits, l’exposant doit adresser un courrier à Expomedia accompagné de la photocopie d’un titre d’identité comportant sa signature, à l’adresse postale suivante : Expomedia le capitole 3 avenue armand toulet 64600 Anglet.

19. DISTRIBUTION DE FLUIDES ET D’ÉNERGIE :
Expomedia, tributaire des compagnies et sociétés concessionnaires de la distribution des fluides et d’énergie, décline toute responsabilité en cas d’interruption de leur distribution quelle qu’en soit la durée. Seules les personnes mandatées par Expomedia sont habilitées, pour des raisons de sécurité à intervenir sur les réseaux électriques de la Manifestation, ouvrir les coffrets et les armoires, lesquels doivent leur rester accessibles à tout moment tout en étant hors de portée du grand public. La fourniture de courant n’est pas garantie contre les microcoupures et/ou coupures imputables au fournisseur d’électricité.

20. ACCÈS INTERNET ET SERVICES WIFI :
L’exposant s’engage à utiliser le service internet/Wifi en se conformant aux législations en vigueur. Expomedia ne saurait être tenue en aucun cas d’une quelconque responsabilité au titre des messages, données, fichiers, contenus ou signaux émis et/ou reçus par l’exposant dans le cadre du service internet/ wifi mis à sa disposition par Expomedia, ainsi que de l’éventuel caractère illicite des sites et contenus visités, consultés ou mis en ligne par l’exposant à l’occasion de l’utilisation de son service. En conséquence, Expomedia est garanti par l’exposant de tous les dommages directs ou indirects, matériels ou immatériels causés du fait de l’utilisation par ce dernier du service internet/Wifi.
L’exposant reconnaît être averti des risques de failles relatives à la sécurité et à la confidentialité des données et contenus envoyés et/ou reçus sur internet. L’exposant est seul responsable des moyens de protection de la sécurité et de la confidentialité de ses données, contenus et applications dans le cadre de son utilisation du service internet et Wifi.